Để bảo đảm công tác lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh đã ban hành Chỉ thị 05/CT-UBND ngày 04/04/2025 yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, người đứng đầu các Hội quần chúng được Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ, người đứng đầu các Doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh (gọi chung là các cơ quan, tổ chức) tập trung chỉ đạo và khẩn trương thực hiện ngay những nội dung công việc sau:

a) Tổ chức quán triệt và triển khai thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các nội dung tại Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị. Tiếp tục thực hiện nghiêm túc nội dung Công văn số 718/BCĐ-CAT ngày 20/02/2025 của Ban chỉ đạo công tác bảo vệ bí mật nhà nước tỉnh Bình Thuận về hướng dẫn công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy và đại hội Đảng các cấp.

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy

c) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. d) Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

đ) Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

 e) Chỉ đạo tất cả các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý tổ chức thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của từng đơn vị); tài liệu kèm theo đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan.

g) Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thống kê, đóng gói tài liệu tại phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa nộp vào phòng, kho lưu trữ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý, tập hợp riêng và có ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành.

h) Chủ động xây dựng phương án bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý, bố trí lực lượng tại chỗ bảo vệ an toàn tài liệu đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

i) Các cơ quan, tổ chức khẩn trương nộp lưu hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật; đối với tài liệu lưu trữ có thời hạn, các loại tài liệu khác, phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý tại chỗ đến khi bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc quản lý, bàn giao thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, an toàn và theo thẩm quyền quản lý công tác lưu trữ.

 k) Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, căn cứ vào tình hình thực tiễn tại địa phương mình có trách nhiệm:

- Chỉ đạo Phòng Nội vụ tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cấp có thẩm quyền quản lý.

- Chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai, thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đồng thời, Chủ tịch UBND tỉnh đã giao nhiệm vụ cho sở Nội vụ, Sở Tài chính, Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện một số nội dung theo chức năng, nhiệm vụ từng sở ngành liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Ban biên tập Sở Tài chính./.