Căn cứ Kế hoạch số 631/KH-UBND ngày 06/3/2023 của UBND tỉnh và Kế hoạch số 208/KH-STC ngày 17/3/2023 của Sở Tài chính về chuyển đổi số, phát triển chính quyền số, kinh tế số và xã hội số năm 2023.

Ngày 26/10/2023, tại Hội trường Sở Tài chính, Lãnh đạo Sở đã phát động phong trào thi đua đăng ký sáng kiến ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý, điều hành gắn với cải cách thủ tục hành chính, chuyển đổi số của Sở; đồng thời chỉ đạo phổ biến, nhân rộng nội dung sáng kiến ứng dụng CNTT được công nhận năm 2023 để áp dụng rộng rãi tại các Phòng ban thuộc Sở.

Trong năm 2023, Hội đồng sáng kiến của Sở Tài chính đã công nhận giải pháp, sáng kiến “Ứng dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu Google Drive vào công tác lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến tại Sở Tài chính” của nhóm tác giả Nguyễn Gia Phước Toại và Nguyễn Quốc Thuận.

Một số hình ảnh tại buổi phát động - Ảnh: Minh Vũ

Dịch vụ lưu trữ tài liệu trực tuyến Google Drive (sau đây gọi tắt là Google Drive) được cung cấp miễn phí không gian lưu trữ đám mây là 15Gb/tài khoản. Đây là dung lượng lưu trữ khá lớn nếu dùng để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu là các file văn bản, các bảng tính (word, excel, powerpoint) phục vụ công tác văn phòng thông dụng.

Google Drive có thể được sử dụng để lưu trữ dữ liệu như một không gian lưu trữ thông thường và không gian này được đặt trên “đám mây”. Do đó, đối với các dữ liệu lưu trữ trên Google Drive có thể được truy cập ở mọi nơi, mọi lúc, dữ liệu dễ dàng đồng bộ từ máy tính cá nhân, thiết bị di động lên đám mây và ngược lại theo thời gian thực.

Một đặt điểm rất hữu ích nữa của Google Drive là khả năng chia sẻ dữ liệu mạnh mẽ, có thể chia sẻ dữ liệu cho 1 người cụ thể, 1 nhóm người hoặc tất cả mọi người, đồng thời phân quyền cụ thể cho từng đối tượng.

Nội dung cụ thể có thể ví dụ như sau:

Chuyên viên (hoặc lãnh đạo) Phòng A, sau khi đăng ký tài khoản Google, có thể bắt đầu lưu trữ, tải lên các tài liệu, thư mục cần chia sẻ lên “đám mây” Google Drive. Sau đó, các dữ liệu này sẽ được chia sẻ cho 1 người hoặc tất cả mọi người trong Phòng mình (mọi người đều có tài khoản Google). Khi đó, mọi người đều có thể truy cập vào các tài liệu này.

Tất cả các nội dung này được thực hiện trên trình duyệt web hết sức thuận lợi và dễ dàng.

Ngoài ra, người dùng có thể tải và cài ứng dụng Google Drive lên máy tính cá nhân, khi đó, trên máy tính, Google Drive sẽ được thể hiện dưới dạng một ổ đĩa lưu trữ trong Window Explorer, ổ đĩa này được đồng bộ với dữ liệu Google Drive, nội dung các dữ liệu lưu trữ trên ổ cứng này sẽ được đồng bộ liên tục lên đám mây nếu có thay đổi.

Việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu thông qua Google Drive sẽ giúp người dùng có thẻ truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi như cơ quan, nhà riêng, phòng họp, … khi máy tính có mạng internet. Có thể truy cập bằng mọi thiết bị như máy tính để bàn, laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng, …

Dữ liệu được đồng bộ thường xuyên giúp cho người dùng có thể tiếp tục công việc ở nơi khác mà không cần thiết phải chép dữ liệu bằng thiết bị lưu trữ di động để mang theo, dễ dàng tiếp tục công việc trên một thiết bị khác.

Giải pháp, sáng kiến này đã được nhóm tác giả áp dụng trong quá trình tham mưu giải quyết công việc hàng ngày và khuyến khích công chức, viên chức các Phòng, đơn vị trực thuộc Sở áp dụng trong thời gian tới nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao.

Ban biên tập Sở Tài chính./.