Ngày 15/7/2021, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 76/NQ-CP ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 – 2030 nhằm mục tiêu tiếp tục xây dựng nền hành chính dân chủ, chuyên nghiệp, hiện đại, tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả, có năng lực kiến tạo phát triển, liêm chính, phục vụ nhân dân.

Cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 - 2030 tập trung vào 6 nội dung, đó là: Cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; cải cách chế độ công vụ; cải cách tài chính công và xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

Tại tỉnh ta, để triển khai trong năm 2022, Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành Kế hoạch số 4890/KH-UBND ngày 22/12/2021 về Kế hoạch cải cách hành chính năm 2022 của tỉnh Bình Thuận;

Song song với đó, UBND tỉnh đã ban hành các kế hoạch số 385/KH-UBND ngày 10/2/2022; Kế hoạch 640/KH-UBND ngày 07/3/2022 để phát động phong trào thi đua đẩy mạnh công tác cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025 trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

Sở Tài chính cũng đã ban hành Kế hoạch số 77/KH-STC ngày 21/01/2022 về Kế hoạch Cải cách hành chính của Sở Tài chính năm 2022. Theo đó, đã xây dựng kế hoạch thực hiện theo 7 nhóm nhiệm vụ chính: Cải cách thể chế, Cải cách thủ tục hành chính, Cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, Cải cách chế độ công vụ, Cải cách tài chính công, Xây dựng và phát triển chính quyền điện tử, chính quyền số, Công tác chỉ đạo điều hành.

Căn cứ nhiệm vụ công tác được phân công cũng như khả năng nhận thức của bản thân, trong khuôn khổ báo cáo này, tôi xin đề xuất một vài giải pháp, sáng kiến đối với nhiệm vụ Xây dựng và phát triển chính quyền điện tử, chính quyền số tại Sở, cụ thể là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính và trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày của công chức, viên chức Sở:

Thứ nhất, tiếp tục triển khai thực hiện, khai thác tốt các phần mềm quản lý đã được đưa vào sử dụng trong thời gian qua, cụ thể: Phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành (phiên bản mới), tích hợp Phần mềm quản lý giao nhiệm vụ; Phần mềm Quản lý thư điện tử công vụ; Hệ thống phần mềm một cửa điện tử của tỉnh; Phần mềm Quản lý công chức viên chức; Phần mềm kế toán; Phần mềm Quản lý tài sản công,…

Đảm bảo 100% văn bản, hồ sơ một cửa được luân chuyển hoàn toàn, đúng quy trình trên các Phần mềm quản lý, đây là cơ sở bắt buộc để thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau này.

Đồng thời, trong quá trình sử dụng, ngoài việc sử dụng các tính năng sẵn có của Phần mềm, cần phải thường xuyên nghiên cứu, đề xuất bổ sung thêm các tính năng, chức năng theo yêu cầu công việc của mình.

Ví dụ như việc sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành (phiên bản mới), bản thân tôi đã thường xuyên đề xuất sửa chữa một số chức năng sẵn có nhưng bị lỗi hoặc không cần thiết, bổ sung một số chức năng mới như: việc sắp xếp thứ tự công văn đến chưa tiếp nhận, việc tự nhận dạng tài liệu và tách các trường dữ liệu đối với các công văn phải nhập thủ công, cải thiện chức năng cập nhật lại công văn sau khi đã tiếp nhận, cải thiện chức năng văn bản giao nhiệm vụ tự luân chuyển theo luồng luân chuyển văn bản đến,…

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng các phần mềm còn cần phải thường xuyên cập nhật cách sử dụng các chức năng mới được thêm vào trên phần mềm.

Thứ hai, tăng cường công tác số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Hiện nay, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ là yêu cầu bắt buộc. Việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chỉ được thực hiện tại bộ phận văn thư mà có thể thực hiện ở tất cả các vị trí công tác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ thu hẹp được không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất, chia sẻ thông tin nhanh hơn.

Thứ ba, phải thường xuyên, tăng cường rà soát, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính theo hướng rút ngắn thời gian giải quyết, giảm thiểu các bước không thật sự cần thiết trong quy trình, kịp thời cập nhật đầy đủ, chính xác các quy trình giải quyết thủ tục hành chính (kể cả quy trình điện tử).

Thứ tư, trong lĩnh vực công tác của mình, cần mạnh dạng đề xuất xây dựng các phần mềm hoặc công cụ theo dõi, quản lý phục vụ công tác chuyên môn, góp phần nâng cao hiệu quả công tác.

Cuối cùng, nghiên cứu sử dụng có hiệu quả các phần mềm hỗ trợ cho công tác văn phòng, có thể kể một số phần mềm như:

- Unikey: công cụ gõ dấu tiếng Việt, hỗ trợ tạo bảng gõ tắt dùng được trong nhiều ứng dụng.

- Ứng dụng ABBYY: bóc tách văn bản tiếng Việt từ filescan, có thể bóc tách theo file hoặc quét chọn từng khu vực trên màn hình.

- Ứng dụng Adobe Scan: Đây là ứng dụng di động giúp chụp văn bản, chuyển thành file pdf hoặc chuyển một hình ảnh thành file kết hợp làm trắng nền, chỉnh sửa văn bản ngay ngắn khi in.

- Ứng dụng Print Conductor: In nhiều file văn bản, hình ảnh cùng lúc mà không cần mở file.

- Ứng dụng PDF Eraser: Xóa nội dung bên trong một file pdf bất kỳ (ví dụ xóa phần bút phê, phần viết tay trên file scan)

- Ứng dụng Ultraviewer: điều khiển máy tính từ xa, chia sẻ file

- Imgtopdf: chuyển một hoặc nhiều file dạng hình ảnh thành file pdf.

- Ngoài ra còn có các ứng dụng Zalo, Facebook, Office…

Trên đây là một số giải pháp theo tôi nếu thực hiện tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả cao hơn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác cải cách hành chính tại Sở, mong các anh, chị góp ý thêm.